실패할 이유가 없는데 실패했습니다?
채용 ATS 도입 자체는 어렵지 않은데, 초기에 설정을 잘못하거나 사용하는 방식에 문제가 있어 ‘불편한 도구’가 되는 경우가 많습니다. 업무가 좀 덜어지길 기대했던 담당자들의 입에서 “이거 쓰고 나서 왜 더 바빠졌지?” 라는 말이 나오면 ATS 도입은 사실상 실패했다고 볼 수 있는데요. 채용팀의 상황별로 ATS 처음 쓸 때 자주 하는 실수 유형을 정리해 보았습니다.
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ATS 초반, 빠르게 먼저 살펴보는 Quick Check ▢ ATS 전체 기능의 20% 미만으로 사용 중이다. ▢ 혼자 쓰고 있어서 나만의 용어로 쓰고 있다. ▢ 이메일, 캘린더 연동을 잠시 미뤄둔 상태다. ▢ ATS 사용법을 면접관에게 교육하지 않았다. ▢ 완벽한 활용을 위해 세팅 전략을 아직도 논의 중이다. |
[1인 채용팀]🙋♂️
실수 1. 세팅을 완료할 시간이 없어요!
1인 채용팀은 채용 담당자가 혼자이기에 ATS 도입 후에도 ①이메일 확인 ②엑셀 정리 ③문자 메시지로 일정 조율 방식을 유지하면서 부분적으로 ATS 일부 기능을 사용하는 경우가 있습니다. 지금 당장 채용이 급한데, ATS를 하나 하나 세팅할 시간이 없어서 결국 기존의 익숙한 방식을 고수하는 상황인데요. 이렇게 ATS를 부분적으로만 사용하면 업무를 더는 도구가 아니라 관리해야 할 도구가 하나 더 느는 것밖에 되지 않습니다. 😭
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실수 2. 나만의 언어로 세계관을 꾸렸습니다만?
검토 단계 / 대기 단계 / 보류 단계 / 긍정 보류 / 처우 보류 … 혹시 지원자의 상태값을 너무 세분화해 놓지는 않았나요? 이것은 단편적인 일례인데요. “지금은 나 혼자 쓰니까”라는 생각으로 상태값을 혼자만 이해하는 방식으로 만드는 경우가 있습니다. 문제는 이렇게 사용하기 시작하면 나중에 면접관이나 외부 협업자, 팀원이 들어왔을 때 아무도 이해하지 못하는 상황이 벌어진다는 것인데요. ATS 세계관을 처음 구축한 나에게 계속 질문하고 확인하고 체크하는 일이 벌어집니다. 지금은 1인팀이라도 ATS는 미래의 팀을 전제로 설계해야 하는 도구라는 사실을 기억해야 합니다.
[ATS 생애 첫 도입 팀] 🙋♂️🙋♀️🙋
실수 1. 처음부터 너무 완벽을 기하려는 노력
혹시 처음부터 완벽한 프로세스를 만들려고 하지는 않으셨나요? 공고 템플릿부터 채용 리포트까지 ATS의 모든 기능을 거의 다 활용하는 방식으로 채용 전체 프로세스를 짜려는 상황이라면… 얼핏 좋은 시도처럼 보이지만, 실상을 들여다 보면 설정에 피로도는 높아지고 실제 사용률은 저하되는 결과가 나타날 수 있어요. ATS는 답이 정해져 있는 시스템이 아닙니다. 얼마든지 우리 팀 상황에 맞게 유연하게 활용할 수 있는 도구인데요. 너무 모든 기능을 다 써야 잘 쓰는 것이 아니라, 지금 채용 프로세스를 더 쉽고 편하게 만드는 게 중요합니다. ATS는 완성형 도구가 아니라 점진적으로 익히는 시스템이라는 사실을 꼭 기억해 주세요!
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실수 2. 내부 교육은 생략했어요…
채용 담당자는 온보딩 교육을 받아 ATS 도구를 잘 활용하게 되었지만, 면접관들은 ATS 도구에 대한 교육을 받지 않아 낯설어 하고 사용도 주저하는 경우가 있습니다. 면접관은 계속 이메일과 메신저로만 소통하고 채용 담당자에게 여러 차례 질문하는 기존의 방식을 유지할 수 있는데요. ATS를 사용해야 하는 직원이라면 모두 온보딩 교육을 받아야 합니다. 채용팀이 대표로 받더라도 면접관들에게 따로 전수하는 시간을 가져야 합니다. 채용팀의 도구라 생각해서 교육에 소홀한다면 전체 효율은 더 나아지지 않을 수 있어요.
실수 3. 이메일&캘린더 연동을 일단 미뤄놨어요.
🫢 ATS 탑재 후 이메일과 캘린더 연동을 하지 않고 ATS를 사용하는 경우가 있습니다. 공고 및 지원자 관리에만 ATS 기능을 활용하고 일정 조율은 수동으로 하는 상황인데요. 이 경우 지원자의 경험은 일관되지 못할 가능성이 높습니다. 연동은 고급 기능이 아니라 기본 세팅이라 할 수 있어요. 지금 바빠서 나중에 하자고 미뤄두면 결국 영원히 안 하게 됩니다.😭
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