시간의 빈곤이 만드는 비효율
중견 IT 기업의 HR 담당자인 A씨는 2분기 전사 성과 공유회 현장에서 분주히 움직이고 있었습니다. CEO가 마이크를 들고 막 행사를 시작하려던 찰나, A씨는 내일 임원 면접을 앞둔 지원자 B씨로부터 갑작스러운 일정 변경 요청 메시지를 받았습니다. A씨는 지금 이 행사를 매끄럽게 진행해야 한다는 것을 알면서도, 면접 일정을 빠르게 재조율하여 유력한 인재를 놓치지 않아야 한다는 생각에 빠졌습니다. 결국 행사장 구석에서 면접관 네 명과 다시 일정을 잡기 시작했는데요. 그사이 성과 공유회를 화상으로 시청하던 직원들은 채팅창에 "소리가 안 들린다"고 수차례 글을 남겼습니다. A씨가 뒤늦게 채팅창을 확인했을 때는 이미 행사가 20분가량 흘러간 후였습니다.
A씨가 성과 공유회에 온전히 집중하지 못한 것은 그가 늘 시간에 쫓겨왔기 때문입니다. HR 담당자의 핵심 자원은 바로 '시간'입니다. 인사, 노무, 채용, 교육, 행사 등 다양한 업무를 일당백처럼 처리해야 하기에 시간은 언제나 절대적으로 부족한데요. 하버드 경제학과 교수를 역임한 행동경제학자 센딜 멀레이너선(Sendhil Mullainathan)은 그의 저서 '결핍은 우리를 어떻게 변화시키는가'에서 이처럼 시간 부족에 시달리는 상황이 '비자발적 집중 상황'을 유발하여 중요도 높은 일에 집중하는 것을 방해한다고 지적합니다. 시간 자원의 결핍을 느끼는 사람일수록 '중요도는 낮지만 긴급성이 높은 일'에 정신이 팔리고, '중요도는 높지만 긴급성은 낮은 일'을 미뤄두다 끝내 시간적 한계에 부딪히게 된다는 것이죠.
이를 뒷받침하는 한 실험이 있습니다. 미국의 프린스턴 대학교는 인기 퀴즈쇼 형식을 본떠 시간 예산 실험(Family Feud time-budget task)을 진행했습니다. 참가 그룹별로 '사용 가능한 시간'을 다르게 부여한 뒤, 여러 라운드에 걸쳐 퀴즈 게임을 진행하며 높은 점수를 얻는 팀이 승리하는 방식이었는데요. 그 결과, 시간이 부족한 그룹은 당장 눈앞의 라운드 점수를 높이려다 다음 라운드 시간을 갉아먹어 전체 성과를 떨어뜨리는 패턴을 보였습니다. 반면, 시간이 여유로운 그룹은 전체 라운드를 미리 내다보며 손쉽게 높은 점수를 얻었습니다. 시간 결핍에 시달리는 사람은 눈앞의 문제 해결에만 급급해지고, 장기적이고 체계적 작업은 소홀히 할 수밖에 없는 것입니다.
두 가지 해결책 : 전통적 방식 vs 요즘 방식
여러 업무 중에서도 유독 채용 업무는 돌발 상황과 예외가 많아 원치 않는 시간 결핍을 자주 만들어냅니다. 오늘 할 일, 주간 업무 등 계획적으로 테스크를 진행하려 해도 긴급하고 중요한 채용 관련 문제가 발생하면 기존 업무들은 일시 정지될 수밖에 없습니다. 채용 변수로 인한 시간 결핍의 악영향을 막을 방법은 없을까요? 두 가지 해결책을 준비했습니다.
[1] 전통적 방식 : 발등의 불을 끄는 '아이젠하워 메트릭스'
아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix) 시간 관리 기법으로 업무 우선순위를 다잡을 수 있습니다. 이 기법은 시간 관리 및 우선순위 설정 방법 중 가장 널리 알려진 방식인데요. 긴급하지만 중요도 낮은 업무를 필터링하여 업무 생산성을 높이는 데 유용합니다.
✅ 먼저 할 일 목록을 만듭니다.
✅ 긴급한 업무와 중요한 업무를 구별하여 사분면에 분류합니다.
아이젠하워 매트릭스를 활용하면 일의 우선순위가 정돈되어 제한된 시간 내에 집중해야 할 일을 효과적으로 분별할 수 있습니다. 다만, 긴급하고도 중요한 문제가 계속 발생할 경우에는 업무 효율을 내기 어렵다는 한계가 있습니다.
[2] 요즘 방식 : 불이 나지 않게 만드는 '라운드HR'
불을 끄는 방법보다 애초에 불이 나지 않게 만드는 근본적인 대책도 있습니다. 서두에 소개한 사례에서 지원자 B씨가 HR 담당자 A씨에게 직접 연락하지 않고도, A씨가 면접관 네 명의 일정을 재차 확인하지 않고도 면접 일정을 변경할 수 있는 방법인데요. 바로 채용 과정 효율화 솔루션 '라운드HR'을 활용하는 것입니다. 클릭 몇 번으로 이 문제를 해결하는 '라운드HR'을 소개해드릴게요!
위 이미지는 라운드HR을 사용 중인 기업이 지원자에게 제공하는 '마이페이지' 화면입니다. 지원자는 카카오톡으로 전송받은 마이페이지에서 채용의 전 과정을 한눈에 살펴보고 기업이 제공하는 정보를 살펴보거나 궁금한 것을 질문할 수도 있는데요. '일정 변경' 버튼을 누르면 선택 가능한 일자와 시간이 펼쳐집니다. 복수의 면접관은 미리 면접 가능 일자와 시간대를 체크해 두었기 때문에 지원자는 부담 없이 일정을 변경할 수 있는 것이죠. HR 담당자 또한 면접관들의 일정을 다시 묻고 확인할 필요가 없습니다.
지원자가 일정을 변경하면 면접관들의 스케줄러에 자동 연동되며 면접 일정 변경 사유도 이메일로 자동 전송됩니다. 만약 HR 담당자 A씨가 라운드HR로 채용 업무를 하고 있었다면, 성과 공유회 현장 업무에만 집중할 수 있었을 거예요.
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