HR에서 채용은 일상입니다. 불시에 퇴사자가 발생하면 기민한 채용으로 공백을 메워야 하지요. 연중무휴로 돌아가는 채용 업무의 속살은 자전거 체인을 닮았습니다. 채용의 각 전형이 사슬처럼 연결되어 쉼 없이 순환하니까요. 업무에 반복이 많다는 것은 자동화할 여지 또한 크다는 것을 의미합니다. 최근 조사1)에 따르면, HR 담당자의 업무 시간 중 최대 70%가 자동화 가능한 반복 업무로 구성돼 있는 것으로 나타났는데요. 하지만 막상 무슨 업무를 어떻게 자동화하고, 어디서부터 손대야 할 지 막막하다면 이 콘텐츠가 분명 도움이 될 것입니다. 채용 솔루션 없이 최소한의 자동화 워크플로를 생성하는 방법부터 솔루션을 활용해 간편하게 해결하는 방법까지, 총 4편의 콘텐츠로 자세히 알려드리겠습니다.
[시리즈 미리보기]
1편 : 채용 전형 설계 자동화 (➡️ 우리는 지금 여기에 있어요!)
2편 : 지원자와의 소통 자동화
3편 : 면접관 표준 템플릿 제작
4편 : 브랜딩 담긴 휴먼터치 자동화
[1] 직무별 채용 공고 템플릿화
채용이 필요할 때마다 공고를 쓰는 것이 팀 상황에 맞게 우선순위를 반영하여 쓸 수 있다는 장점은 있지만, 공고별 일관성이 깨지고 정보 누락 같은 실수가 잦아지는 단점이 있습니다. 그래서 채용이 빈번한 주요 직무별 공고는 미리 템플릿화해 두는 것이 훨씬 효율적입니다. 필요할 때마다 공통 영역은 불러오고, 직무별 특성이나 강조할 포인트만 추가하면 되기 때문이에요.
- 채용 솔루션 없이 하는 법
▢ 구글 Docs나 워드에 직군별 공고를 미리 작성해 템플릿을 만듭니다.
▢ 기업 소개, 복리 후생 등 공통 문구는 별도로 만들어 변동 시 갱신합니다.
▢ 채용 진행 시, 해당 부서 관리자로부터 TO에 대한 세부 JD를 수집합니다.
▢ 템플릿 파일을 열어 해당 부서 관리자에게 받은 내용을 추가하여 사용합니다. - 채용 솔루션으로 하는 법 (Feat. 라운드HR 활용)
▢ '직군명', '부서명'만 기입하면 직군별 공고 템플릿이 뚝딱 생성됩니다!
▢ 직군별로 채용 프로세스를 다르게 세팅할 수 있어요! Ex. 코딩 테스트, 과제 제출
▢ 기업 소개, 복리 후생 등 공통 문구는 한 번만 써두고 자동 불러오기 하세요!
❗'AI 초안 생성' 기능을 쓰면 키워드만으로 채용 공고 초안이 자동 생성됩니다.
❗'AI 초안 생성' 시, '격식있게' 또는 '친근하게'로 톤앤매너를 선택할 수 있어요.
✨체크리스트✨→ 직책/직급별로 구분하여 더 세분화된 템플릿 만들기도 가능
[2] 전형 단계 자동 세팅
우리 기업의 채용 프로세스를 단계별로 정리하고, 각 전형에 필요한 안내문을 마련해 시의적절하게 전달되도록 합니다. 전형 단계를 순서별로 구분하면 채용 흐름을 한눈에 확인할 수 있어요.
- 채용 솔루션 없이 하는 법
▢ 여러 도구 중 활용 가능한 것을 골라, 채용 단계에 따른 칸반 보드를 만듭니다.
✔️ 엑셀 : 각 전형 단계를 열(Column)로 두고, 지원자를 행(Row)으로 두어 전형별 상태 체크
✔️ 노션 : 칸반 보드(보드 뷰) 활용해 지원자를 단계별 카드로 옮기는 방식 사용
✔️ 구글 스프레드 시트 : 지원자가 구글폼으로 지원하면 자동으로 시트에 기록. 시트에 조건부 필터를 걸어 합격/불합격 상태 표시도 가능
✔️ 에어테이블(Airtable) : 채용 단계별 파이프라인 생성, 지원자 폼 입력 후 자동 DB화 가능
✔️ 트렐로(Trello) : 전형 단계를 칸반으로 만들어 각 지원자를 카드로 관리. '메일 파서'와 같은 무료 애드온을 붙이면 지원 메일을 자동으로 카드화.
▢ 각 단계별 합격/불합격 시 발송되어야 할 안내문을 템플릿화합니다. - 채용 솔루션으로 하는 법 (Feat. 라운드HR 활용)
▢ 면접, 평가, 과제, 자료 요청, 레퍼런스 체크 등 전형 단계별로 필요한 액션을 선택하고 세팅합니다.
▢ 전형 단계별 액션을 세팅해 두면, 직군별 채용 프로세스가 달라져도 매번 세팅할 필요 없이 해당 단계에 필요한 액션을 자동화할 수 있습니다.
▢ '지원자 관리' 페이지에서 각 지원자들이 어느 단계에 있는지 한눈에 파악합니다.
▢ 지원, 서류 검토에 따라 이메일을 보내는 것은 별도 기능 설정으로 자동화합니다.
✨체크리스트✨→ 칸반 보드의 업데이트 주기(Ex. 24시간) 규칙 세우기
[3] 이력서 데이터 자동 정리
여러 플랫폼에 접수된 이력서는 포맷이 제각각입니다. 여기서 필요 정보(이름, 연락처. 학력, 경력)을 추출해서 필드별로 정리해야 하고 중복 지원 여부도 체크해야 하는데요. 이 과정은 솔루션 없이는 완전한 자동화가 사실상 불가능합니다. 수작업을 최대한 줄이는 반자동화 방식으로 일정 부분 업무를 줄일 수 있을 텐데요. 장기적 관점에서 채용 솔루션 도입은 직무자의 업무 효율성을 높이고 비용 낭비도 줄일 수 있습니다. 특히 AI 기반 자동화 도입은 채용 비용을 평균 30% 절감하는 효과가 있는 것으로 나타났습니다.2)
- 채용 솔루션 없이 하는 법
1안) 여러 플랫폼에 공고를 올리더라도 지원은 홈페이지에서만 가능하게 하여 지원자가 정해진 폼에 정보를 직접 입력하게 합니다.
2안) PDF, HWP, DOC 등 다양한 포맷의 서류를 문자 인식 툴(OCR)을 활용해 텍스트를 추출한 후 엑셀에 취합합니다. 중복 여부는 COUNTIF/VLOOKUP 같은 함수로 걸러냅니다. - 채용 솔루션으로 하는 법 (Feat. 라운드HR 활용)
▢ 원티드, 사람인 등 여러 채용 플랫폼 계정을 라운드HR에 연동합니다.
▢ '지원자 불러오기' 버튼 클릭 한 번으로 모든 공고의 지원자를 불러옵니다.
▢ HWP, DOC 등 모든 포맷을 PDF로 자동 변경하고, 학력, 경력, 연봉, 링크, 스킬 정보 등을 자동 추출합니다.
▢ 라운드HR에서는 이력서를 텍스트화해서 전체 검색도 가능해요!
✨체크리스트✨→ '라운드HR' 무료 체험으로 이력서 데이터 자동 정리 시작
채용 전형 설계 자동화는 반복을 줄이고, 일관성을 확보하는 첫걸음입니다. 이 부분의 틀을 세워두면 업무가 훨씬 간결해집니다. 다음 단계는, 채용 프로세스에 들어온 우리 지원자와 원활히 소통하는 일인데요. 이어지는 2편에서는 채용 전 과정에서 가장 많은 시간을 할애해야 할 ‘지원자와의 소통’을 어떻게 자동화할 수 있을지 알아보겠습니다.
출처
1) Deloitte, KPC 2025 HRD Trend Report
2) Deloitte, Power Human Resource Service Delivery with AI
