채용에서 소통이 8할이다
HR 채용 업무에서 가장 많은 시간과 리소스가 할애되는 일이 바로 ‘지원자와의 소통’입니다. 채용 소통은 도대체 얼마나 많은 자원을 쓰는지 측정할 수 없을 정도로 빈번하게 반복적으로 발생하는 업무일 텐데요. 놀라운 것은 (그럼에도 불구하고) 구직자의 80%가 채용 담당자의 더 빠른 응답을 기대한다는 사실입니다1). 경험 통계를 살펴보니 채용 지원자의 65%는 일관된 커뮤니케이션을 경험하지 못했다고 응답했는데요2). 지원자의 36%는 지원 후 1~2개월 이상 후속 공지를 기다렸다고 답했고, 47%가 느린 커뮤니케이션 때문에 지원 철회를 고려했다고 답했습니다. 최선을 다해도 지원자는 “응답이 느리다”라고 느끼는 상황 속, 지원자와의 소통 자동화는 선택이 아닌 필수가 되었습니다.
[시리즈 미리보기]
1편 : 채용 전형 설계 자동화
2편 : 지원자와의 소통 자동화 (➡️ 우리는 지금 여기에 있어요!)
3편 : 면접관 표준 템플릿 제작
4편 : 브랜딩 담긴 휴먼터치 자동화
자동화할 수 있는 소통 포인트 3가지 👀
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[1] 응답 체계 [2] 알림 정책 [3] 응답 템플릿 |
[1] 응답 체계 자동화📬
채용 지원자와의 효과적인 소통을 위해 먼저 응답 체계를 세팅할 수 있습니다. 응답 체계를 설정한다는 것은 채용 프로세스에 진입한 지원자와 언제, 어떻게 소통할 것인지 항목과 범위를 정하고 목표시간을 설정하는 것인데요. 응답 체계를 세워두면 지원자와의 소통에서 필수적인 정보를 빠짐없이 주고받을 수 있습니다.
- 채용 솔루션 없이 하는 법
▢ 응답 체계 정의서 표 작성
▸ 지원자와 소통해야 하는 주요 상황을 모두 나열합니다.
Ex) 지원서 접수 확인, 문의 회신, 면접 일정 확인, 결과 안내, 오퍼 전달 등
▸ 각 상황별 응답 담당자, 활용 채널, 목표시간을 정리합니다.
Ex) 접수 확인 - 자동 메일 즉시 / 면접 일정 안내 - 48시간 이내
▢ 이메일 자동 회신 세팅
▸ 채용 플랫폼의 접수 알림 메일을 트리거로 활용해 지원 완료 메시지를 자동 회신합니다.
▸ 채용 플랫폼 내 자동응답 설정 기능을 쓰고 있다면 메시지 하단에 ‘이후 채용 진행 알림은 별도 이메일로 안내’ 등 안내 문구를 넣어 기업 메일 커뮤니케이션을 예고합니다.
▸ 여러 플랫폼에서 들어온 지원자 정보를 엑셀이나 시트로 취합해, 동일한 메시지로 일괄 회신하면 응답 누락을 줄일 수 있습니다.
▢ 응답 관리용 대시보드 운영
▸ 엑셀, 노션, 에어테이블에 ‘응답 상태(미응답, 처리중, 완료)’ 컬럼을 추가합니다.
▸ 응답 기준(Ex. 24시간 이내)에 맞춰 관리합니다.
- 채용 솔루션으로 하는 법 (Feat. 라운드HR 활용)
▢ 채용 전형별 ‘액션’ 연동으로 응답 체계를 자동화할 수 있어요.
▸ 액션 예시 : 면접 요청, 자료 요청, 레퍼런스 체크 등
▸ 활용법 : 지원자의 채용 단계 이동 시 자동 실행되도록 세팅
▢ 지원자에게 이메일·문자·카카오 알림톡 등 여러 채널 중 선택하여 합격 여부나 안내사항을 전송할 수 있어요.
▢ ‘실시간 채팅 기능’을 활용하면 지원자의 문의에 빠르게 응답할 수 있고, 전화나 문자 등 직접 연락 없어도 필요한 정보를 주고받을 수 있어요.
[2] 알림 정책 설계⏱️
알림 정책이란 지원자와의 소통 시 어떤 채널을 활용하며, 응답 조건별 알림을 설정하는 것을 말합니다. 어떤 채널을 택해야 소통 누락이 발생하지 않을지 고민하고 전형 단계별 시점을 미리 정의하세요. 불필요한 알림 과다는 혼선을 초래할 수 있으므로, 단계별 핵심 알림만 남기는 것이 좋습니다.
- 채용 솔루션 없이 하는 법
▢ 알림 채널별 역할과 담당자를 정합니다.
▸ 이메일 : 결과 통보 / 카카오톡 : 면접 조율 등 채널별 역할 부여
▸ 공유 시트를 마련해 담당자별로 어떤 알림을 어떤 주기로 확인할 지 명시
▢ 구글 캘린더로 리마인더를 자동화합니다.
▸ 면접 일정을 구글 캘린더로 등록, 자동 리마인더 메일&푸시 알림 가능
▸ 사전 안내, D-1 리마인드 등 언제 리마인드할 지 내부 지침 설정
▢ 내부 알림용 채널을 따로 만듭니다.
▸ 슬랙, 팀즈 등 업무용 메신저에서 채용 알림 전용 채널 생성
▸ 면접 정보를 수동 공유 (메신저 내 검색 기능으로 변동 히스토리 확인 가능) - 채용 솔루션으로 하는 법 (Feat. 라운드HR 활용)
▢ 지원자에게 보낼 알림을 이메일 또는 문자/알림톡 중 선택하여 보낼 수 있어요.
▢ 채용 담당자가 받을 알림도 이메일 또는 문자/알림톡 중 선택할 수 있고 업무 시간에만 알림이 오도록 시간대를 설정할 수 있어요.
▢ 면접 일정, 평가 완료, 리마인더 등 수신 여부를 항목별로 제어할 수 있어요.
▸HR 팀 전체가 같은 알림을 받기 보다는 담당한 업무에 따라 알림 수신 선택
▢ 면접관에게 면접 평과 관련 별도 문자/슬랙 알림을 자동으로 전송합니다.
[3] 응답 템플릿 세팅📜
응답 템플릿은 브랜드 톤앤매너가 담긴 메시지를 미리 준비하는 것을 말합니다. 단문 메시지도 기업 브랜딩 일관성을 유지하여 알림 채널별로 템플릿화할 수 있습니다. 지원자 문의 중 반복되는 항목은 별도 ‘지원자 Q&A 문서’로 정리해, 동일한 답변을 일관되게 제공합니다. 응답률이 낮은 템플릿에 대해서는 주기적으로 버전을 업그레이드하는 식으로 관리합니다.
- 채용 솔루션 없이 하는 법
▢ 브랜드 톤앤매너 가이드를 수립합니다.
▸ 우리 기업의 커뮤니케이션 톤을 미리 정의하고 HR팀 공통 가이드 작성
▢ 전형 단계별 메시지를 작성합니다.
▸ 자주 발생하는 상황별 문구 미리 작성
▸ 템플릿 라이브러리 폴더를 만들어 HR 팀원 누구나 활용하도록 관리
▸ 파일명 규칙을 두어 버전 관리를 체계화합니다. Ex) 01_지원확인_v2_2025Q3
▢ 공통 메시지는 자칫 기계적으로 느껴질 수 있으므로, 문장 속에 따뜻한 인사나 이름 호명을 포함해 인간적인 온기를 더해 주세요.
- 채용 솔루션으로 하는 법 (Feat. 라운드HR 활용)
▢ 라운드HR에서는 채용 전형별 필요 ‘액션’에 해당하는 모든 영역에서 문구와 양식을 템플릿화할 수 있도록 지원하고 있습니다.
▢ 한 번 생성한 템플릿은 여러 공고에서 ‘불러오기’하여 활용할 수 있어요.
▢ 이름, 포지션, 연락처 등 개인 맞춤 변수를 활용해 개인화된 메시지를 전송합니다.
▢ 리드타임 통계로 채용 효율성을 한눈에 확인하고 병목이 발생하는 단계를 개선합니다.
▢ 주기를 정해 지원자 개별 제공되는 마이페이지 홈의 정보를 갱신합니다.
+라운드HR '실시간 채팅'으로 완성되는 즉시 소통
라운드HR이 제공하는 지원자 개별 마이페이지에서 개인 연락처를 주고받을 필요 없이 실시간 채팅으로 안전하고 빠르게 소통할 수 있어요.
- 지원자는 마이페이지에서 언제든 채팅으로 질문할 수 있어요!
- 신규 채팅에 대한 알림을 확인한 HR 담당자는 마이페이지 채팅 답변과 동시에 이메일, 카카오톡, 문자 메시지 등 복수의 채널로 답변 알림을 보낼 수 있어요.
- 채팅 중에도 템플릿 불러오기 기능을 통해 기 작성한 메시지로 응대할 수 있어요!
- 만약 지원자가 마이페이지 채팅창에 계속 머물러 있다면, HR 담당자와 실시간 대화가 가능해요.
이어지는 3편 콘텐츠에서는 면접관을 위한 표준 템플릿 제작 방법을 소개합니다. 평가 기준이 공정하고 일관될수록 편향된 채용은 줄고, ‘함께 일하고 싶은 인재’를 만날 확률은 높아질 거예요!
출처
1. HR DIVE, Need for speed: 80% of candidates want faster response times from recruiters, 2022
2. JobScore, Candidate Experience Statistics You Must Know in 2025
