팀의 업무 효율성과 생산성을 향상시키기 위해서는 불필요한 반복 작업을 줄이고, 과도한 리소스가 투입되는 영역은 과감하게 제거해야 합니다. 즉, 워크 다이어트(work diet)와 이를 기반으로 업무 프로세스 개선이 필요하다고 볼 수 있죠.
기업에서 가장 많은 서류 작업과 수십 통의 이메일을 전송하는 HR팀의 경우 기업뿐만 아니라 개인 업무에서도 프로세스 개선이 필요합니다. 개인 차원에서는 자신의 작업을 체계적으로 정리하여 시간을 최적화하고, 기업 차원에서는 전체적인 업무 프로세스를 검토하여 모든 절차를 간소화하거나 불필요한 업무는 과감히 생략해야 하는데요.
HR팀이 주어진 시간 안에 리소스를 효율적으로 분배하여 더 나은 성과를 낼 수 있도록 HR 프로세스를 간소화하는 5가지 방법을 소개합니다.
HR 프로세스 간소화
[1] 서류 업무 디지털화
여전히 종이 문서를 매일, 매주 배포하고 있다면 이젠 디지털로 전환해야 합니다. 최근엔 클라우드 기반 HR 솔루션이 다양해진 만큼 전자 서명이나 전자 문서를 운영 업무에 통합하여 사용할 수 있습니다. 사용 권한에 따라 문서를 읽고, 수정하고, 공유하는 담당자를 별도로 지정할 수 있으며, 정보 보관과 저장에도 용이하므로 접근성은 향상되고 서류 작업은 줄어들게 됩니다.
[2] 템플릿 사용
온보딩, 직원 평가, 휴가 신청처럼 루틴하게 반복되는 HR 업무는 템플릿을 사용하면 생산성을 크게 높일 수 있습니다. 모든 문서 및 양식을 템플릿화 한다면 새로운 문서를 작성할 때마다 처음부터 작성하는 번거로움이 줄어들고 동시에 수동 입력하는 시간을 줄일 수 있어 작업의 효율성이 향상됩니다. 또한 템플릿은 사전에 여러 번의 테스트를 거쳐 생성되었기 때문에 일반적인 오류나 누락을 방지할 수 있습니다.
[3] 체크리스트
채용, 온보딩, 성과 검토 등 다양한 HR 프로세스에 대한 포괄적인 체크리스트를 정해두세요. 체크리스트를 사용하면 모든 담당자들이 동일한 프로세스를 따라 작업의 일관성을 유지할 수 있습니다. 다른 팀이나 부서와 협력할 때도 작업 진행 상황을 쉽게 추적하고 관리하며, 각 단계의 예상 소요 시간을 측정하여 작업이 완료되는 시점을 파악할 수 있습니다.
체크리스트의 가장 큰 이점은 실시간으로 모든 단계가 잘 진행되고 있는지 확인하고, 작업 중 발생하는 문제나 병목 현상을 파악하여 이를 해결하기 위한 조치를 빠르게 취하는 것입니다.
[4] 협업 및 커뮤니케이션 도구
협업툴과 커뮤니케이션 도구는 팀 협업을 강화하고 정보 공유를 간소화하여 전체적인 업무 효율을 향상시킵니다. Asana, Trello, Monday 등의 프로젝트 관리 도구는 팀의 공동 작업을 중앙 집중화하고 간소화합니다. 프로젝트 일정을 파악하거나 메시징 앱으로 실시간 피드백을 주고받을 수 있어 부서나 팀 간의 협업을 원활하게 만듭니다.
Slack, 잔디, 카카오워크 등의 업무용 메신저 툴은 우리 팀은 물론 다른 팀 및 부서의 개인과 쉽게 접촉할 수 있습니다. 직접적인 연결을 통해 업무 관련 사항을 공유하거나 중요한 정보를 빠르게 알릴 수 있습니다.
[5] 모바일 접근성
HR팀은 면접 연락, 신규 입사자 온보딩 등 신속하게 대응해야 하는 일들이 너무나 많습니다. HR 도구와 시스템은 현장이나 이동 중에도 빠르게 업무를 처리할 수 있도록 스마트폰, 태블릿 등 모바일로 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다. 회사 내부와 외부 어디에서도 긴급한 문의나 요청에 응답할 수 있도록 모바일 접근성을 향상시켜 보세요. 신속한 응답은 사용자의 경험을 개선하는 데 큰 도움을 주기도 합니다.
우리는 하루에 150번 이상 휴대폰을 확인하고, 매일 많은 양의 이메일을 전송하고, 연중무휴로 쉼 없이 일해야 하는 시대에 살고 있습니다. 끊임없는 업무는 직원들의 업무 생산성과 사기에 큰 타격을 줄 수 있으므로 복잡한 절차를 덜어내고 모든 프로세스를 간소화하는 작업이 필요합니다.
오늘 소개해 드린 5가지 방법을 통해 채용 및 HR 프로세스를 간소화하고 HR 업무에서 가장 중요한 것 즉, 사람에게 집중할 수 있는 시간을 더 많이 가져보세요.
