입사 지원서를 제출하고 며칠 후 인터뷰 초대 메일을 받았습니다. 그런데 어떻게 답장을 보내야 할까요?
면접 요청 메일에 응답하는 방법을 알면 채용 담당자에게 좋은 첫인상을 남길 수 있습니다. 이메일 답장 시 구체적인 내용은 상황에 따라 다르지만 어떤 종류의 면접 요청 메일이든 따라야 하는 몇 가지 일반적인 규칙이 있습니다.
✅ 규칙 1. 빠른 답장하기
면접 참석 요청을 받은 후 가능한 한 빨리 답변을 준비하여 보내세요. 신속하게 행동한다는 것은 지원자가 열정적이고 책임감이 있으며, 채용 담당자의 시간과 관심을 존중한다는 것을 보여줄 수 있습니다. 하지만 이메일이 받은 메일함에 도착하는 순간 바로 응답해야 한다고 생각하지 마세요. 특히 주말이나 한밤중에 메일이 도착했다면 월요일 혹은 다음날 아침에 응답하는 것이 좋습니다.
✅ 규칙 2. 감사 인사 전하기
면접 참석 여부에 관계없이 감사 인사로 시작하는 것이 가장 좋은 메일 회신 방법입니다. 특히 이력서를 검토하고 인터뷰를 위해 연락해 준 채용 담당자에게 감사 인사를 전해보세요.
감사를 표하는 것은 지원자가 이메일 에티켓을 이해하고 있고, 훌륭한 의사소통 능력을 갖고 있음을 보여주기도 합니다. 만약 메일 발신자가 이메일에 다른 직원을 참조하여 발송했다면 모든 사람이 메일 회신을 받을 수 있도록 ‘전체 답장’을 누르세요.
✅ 규칙 3. 내용은 간단명료하게
인터뷰를 진행한다는 것은 회사에서 일할 가능성이 조금 더 높아졌다고 생각될 수 있습니다. 하지만 아무리 인터뷰가 기대된다고 해서 자신의 강점, 직무에 대한 경험, 입사 포부 등 불필요한 내용을 이야기할 시간은 아닙니다.
오직 면접 참석 여부, 일정, 감사 표현처럼 요점만 바로 전달하는 정확한 메시지를 작성하세요. 간략한 글로도 응답에 필요한 모든 내용을 담아낼 수 있어야 합니다.
면접 요청 메일에 대한 샘플 답변
이제 면접 요청 메일에 회신할 때 무엇을 포함해야 하는지 이해했다면 몇 가지 샘플을 살펴보세요. 샘플 답변은 앞서 소개한 규칙을 따르고 있지만, 그대로 사용하는 것보다 샘플 내용을 검토하고 지원자에게 알맞은 메시지로 다시 재구성하여 사용하는 것이 좋습니다.
인터뷰 참석 응답 시
안녕하세요. [채용담당자 이름]님.
[회사명] 지원자 [지원자 이름]입니다.
면접 일정 확인 및 참석 가능하여 회신드립니다.
전달해 주신 [인터뷰 일자 및 시간]에 도착하여 연락드리겠습니다.
면접 기회를 주셔서 진심으로 감사드립니다.
그럼 [인터뷰 일자]에 뵙겠습니다.
감사합니다.
[지원자 이름] 드림
roundHR은 후보자에게 면접 요청 시 자동화된 메일을 발송할 수 있습니다. 후보자가 가능한 시간을 먼저 받아서 면접관에게 요청하거나, 다수의 면접관 일정을 자동으로 확인한 후 후보자에게 면접 시간을 전달할 수도 있어요. 개인화 변수를 사용하여 각 후보자에게 적합한 메일을 발송해 보세요.
안녕하세요. [채용담당자 이름]님.
[회사명] 지원자 [지원자 이름]입니다.
먼저 인터뷰 제안 주셔서 진심으로 감사드립니다.
인터뷰 일정은 [인터뷰 일자 및 시간]로 부탁드리겠습니다.
혹시 인터뷰 일정 변경이 필요하시거나
인터뷰 전에 더 필요한 사항이 있다면 말씀 부탁드립니다.
감사합니다.
[지원자 이름] 드림
인터뷰 불참 응답 시
안녕하세요. [채용담당자 이름]님.
[회사명] 지원자 [지원자 이름]입니다.
먼저 면접 기회를 주셔서 감사드립니다.
다만, 개인 사정으로 인해 이번 면접에 참여할 수 없게 되었습니다.
최대한 빠르게 알려드리고자 이렇게 메일로 연락드리게 된 점 양해 부탁드립니다.
비록 면접 참석은 어렵게 되었지만,
[회사명]의 무궁한 발전과 좋은 인재 발굴을 응원하겠습니다.
감사합니다.
[지원자 이름] 드림
안녕하세요. [채용담당자 이름]님.
[인터뷰 일자 및 시간] 면접 예정이었던 [지원자 이름]입니다.
개인 사정으로 인해 면접 참석이 어려울 것 같아 메일 드리게 되었습니다.
좋은 기회 주셨는데 이렇게 연락드리게 된 점 정말 죄송합니다.
비록 면접 참석은 어렵게 되었지만,
추후 좋은 기회를 통해 뵐 수 있기를 기대하겠습니다.
감사합니다.
[지원자 이름] 드림
인터뷰 일정 변경 요청 시
안녕하세요. [채용담당자 이름]님.
[회사명] 지원자 [지원자 이름]입니다.
먼저 면접 기회를 주셔서 진심으로 감사드립니다.
제가 [인터뷰 일자 및 시간]에는 면접이 어려워서 일정 변경을 요청드리고 싶습니다.
[인터뷰 일자]는 [가능한 시간]에 가능합니다.
혹시 [원하는 인터뷰 일자]는 어려우실지 확인 부탁드리겠습니다.
감사합니다.
[지원자 이름] 드림
일반적으로 적극 구직 상태가 아니더라도 인터뷰 제안을 수락하는 것이 현명한 방법입니다. 그러나 지금이 적절한 시기가 아니라고 판단되면 면접 요청 메일을 정중하게 거절하는 것도 괜찮습니다.
모든 메일은 회신 전 잘못된 맞춤법이나 문법, 띄어쓰기가 있지 않은지 확인하고 발송하세요. 여러분의 짧은 회신 메일에서도 채용 담당자는 여러분의 면접 합격 여부를 판단할 수 있습니다.
